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Hola amigos, en este artículo vamos a ver cuales son los objetivos del proceso administrativo, sus funciones, sus etapas y finalmente cuales son sus objetivos en la empresa.
Tabla de contenidos
Objetivos del proceso administrativo
Son varios los autores que reconocen por lo menos cuatro fases o etapas del proceso administrativo. Gracias a dichas fases, es que se logran los objetivos establecidos por una empresa. Dichas etapas, como parte del proceso administrativo persiguen los siguientes objetivos:
- Planificar
- Organizar
- Dirigir
- Controlar
Objetivos del departamento de administracion de una empresa
Los gerentes de administración se aseguran de que las actividades de una organización se desarrollen sin problemas y de manera eficiente. Los objetivos generales o principales de un gerente de administración son:
- Dirigir,
- Controlar,
- Supervisar los servicios de soporte de la organización para facilitar su éxito.
El gerente logra estos objetivos al garantizar el flujo libre de comunicación y el uso eficiente de los recursos en toda la organización.
Funciones del proceso administrativo
1.- Administración de oficinas
Los gerentes de administración están a cargo de la gestión diaria de los negocios de la organización y cumplen sus funciones con el objetivo de brindar una administración de oficina excepcional.
Un gerente de administración supervisa el trabajo de recepción que involucra el recibo y la dirección de los invitados de la oficina, la cobertura del teléfono y también las tareas de oficina, como la entrada de datos, la presentación y la programación.
Si bien estas funciones son de rutina, la ejecución diaria adecuada permite que la organización funcione sin problemas y facilita las actividades de todos los demás departamentos.
2.- Comunicación efectiva
La comunicación efectiva en toda la organización y particularmente entre los diferentes departamentos es una prueba de que un gerente de administración está haciendo bien su trabajo. El administrador de la administración establece y mantiene canales de comunicación tanto dentro de la organización como entre la organización y la comunidad externa.
Por ejemplo, la mayoría de las organizaciones publican un contacto de correo electrónico, especialmente en sitios web, y generalmente es el del administrador que recibe y dirige apropiadamente la comunicación.
El gerente de administración también facilita la interconexión conectando a cada empleado con la red interna de la organización a través de correo electrónico y teléfono y actualizándolos en todos los desarrollos.
3.- Eficiencia funcional
El sello distintivo de un gerente de administración exitoso es una organización operacional y funcionalmente eficiente. Un gerente administrativo es responsable de coordinar el trabajo de varias funciones de la organización.
Organiza reuniones y conferencias, mantiene registros y participa en la recopilación, publicación y difusión de información a las partes interesadas relevantes, incluidos empleados, gerentes y proveedores.
Un geremte de administración eficaz también tiene el desafío de supervisar la implementación adecuada de las políticas de la organización a través del cumplimiento de las normas y regulaciones sobre el control de la hora, la seguridad, el acceso e incluso la reunión de los plazos.
4.- Planificación Organizacional
Un gerente de administración competente es indispensable para la planificación organizacional y las iniciativas de responsabilidad porque está en contacto con las necesidades de la organización.
Supervisa la adquisición y el uso de suministros organizativos y se encuentra en la mejor posición para contribuir a las discusiones y la formulación de estrategias sobre aseguramiento de la calidad y control de costos.
El gerente trabaja con todos los departamentos de las organizaciones y responde a las consultas de dentro y fuera de la organización. En este puesto, reúne información sobre cómo funciona cada departamento de la organización.
Proceso administrativo en el desarrollo de una empresa
En el momento de formar una empresa, hay dos etapas o fases principales. En un organismo social, sucede lo mismo que en un organismo vivo. Primero, parte de la iniciativa de una o algunas personas que se encargan de estructurarlo.
Cuando la estructura ya está constituida, comienza una segunda etapa, que consiste en la operación o función normal del organismo social para lograr los objetivos que se han propuesto.
Este conjunto de objetivos constituye el proceso administrativo, por lo que se puede decir que este procedimiento sirve para el logro efectivo de esos objetivos.
Las dos fases iniciales del proceso de desarrollo de una empresa
1.- Fase estática
La primera fase, también conocida como fase estática, es donde se realizan las preguntas básicas de creación de la empresa: ¿qué vamos a hacer? ¿Como vamos a hacerlo?
Esta es la etapa de construcción de la empresa, que, como un organismo vivo, comienza como una célula y luego emergen tejidos y órganos que se definen hasta que puedan completar sus funciones, sean capaces de desarrollar actividades normales y tengan funciones específicas. En esta fase, hay poca interacción entre más personas en la empresa.
Esta etapa corresponde a los pasos del proceso administrativo de anticipación, planificación y organización.
2.- Fase dinámica
En esta etapa, el organismo ya está completamente estructurado, desarrollando plenamente todas sus funciones, operaciones o actividades que son inherentes a sí mismo, en toda su complejidad variada y coordinada. Esto es lo que da forma a la verdadera vida del organismo.
Lo mismo sucede en una empresa. Esta segunda fase es una fase dinámica y, cuando se aplica en la empresa, permitirá ver claramente lo que se está haciendo y, por lo tanto, tendrá la opción de evaluar tales acciones. Aquí también encontramos mucha gente interactuando dentro del proyecto. En esta fase encontramos los pasos de integración, gestión y control.
Las cuatro etapas del proceso administrativo de una empresa
El proceso administrativo se basa en la estructura de la organización para poder integrar todos los pasos para desarrollar un proyecto. Se convierte en un proceso dinámico cuando la estructura desarrollada funciona de manera eficiente y coordinada para lograr los objetivos.
El proceso administrativo es cíclico, ya que la planificación y la organización requieren integración, que está dentro de la organización, y la administración requiere control. Cada fase es interdependiente de la otra.
Como todos los procesos, el proceso administrativo ha sido definido varias veces por expertos. Estas definiciones se basan en la forma en que los expertos conciben que la administración debe llevarse a cabo.
En 1990, los autores Herbert A. Simon, Donald Smith y Victor A. Thomson definieron que la administración se refiere a la situación en la que “dos hombres cooperan para hacer rodar una piedra que ninguno de ellos podría haberse movido solo”.
Jaiyeoba (2006) explicó que la gestión se refiere a la coordinación efectiva de los recursos y los esfuerzos de las personas para lograr los objetivos de la organización.
Con respecto a la educación, el primer objetivo de la administración tiene que ver con la integración de todos los recursos para la mejora de la enseñanza y el aprendizaje.
Es por eso que dentro de estas definiciones múltiples hay conceptos que se destacan en las etapas de este proceso. Los considerados a nivel general son los siguientes:
1.- Planificación
Este proceso contribuye a establecer, mantener y desarrollar una red organizacional capaz de anticipar, satisfacer e influir en las demandas y respuestas de los actores relevantes.
Esta fase de planificación se puede adaptar a diferentes escenarios, como la planificación de una construcción más concreta, un gobierno, una administración o un negocio.
La planificación implica elegir el mejor de muchos objetivos, procesos, políticas y programas. Se deben organizar diferentes roles con diferentes tipos de personal relacionados con las funciones que se ejecutarán para lograr los objetivos elegidos.
Durante la planificación se planifican estrategias y comienzan a prepararse. Es la primera fase de lluvia de ideas para procesar y gestionar las diversas ideas y comenzar a preparar estrategias para el desarrollo y crecimiento del proyecto. El proceso de planificación se define en tres pasos:
- Analizar diferentes hojas de ruta para la empresa y/o negocio.
- Evaluar diferentes hojas de ruta para la empresa y/o negocio.
- Finalice los aspectos específicos de la hoja de ruta que formará parte de un plan de negocios o plan de negocios.
2.- Organización
Durante esta etapa, el trabajo debe ser compartido entre todos los miembros del grupo para establecer y reconocer los vínculos necesarios entre todos los que forman parte del proyecto.
La organización es un grupo de puestos con reglas y estándares de acciones y comportamientos que deben ser considerados y seguidos por todos los involucrados.
En esta fase, el trabajo se divide en tareas que se pueden ejecutar en un orden lógico y adecuado para todos los individuos, lo que se conoce como la división del trabajo.
La idea es combinar las tareas de manera lógica y eficiente, para que el grupo de personas y sus trabajos se dividan en departamentos.
Aquí se especifica el rol de cada individuo en la organización, uniendo departamentos en una jerarquía de la empresa o el negocio.
Además, se establecen mecanismos para integrar las actividades de todos los departamentos de manera coherente y para poder revisar la efectividad de dicha integración, en un proceso llamado coordinación.
La implementación debe considerarse consistentemente al compararla con los resultados, las necesidades del proyecto, la empresa o los miembros de la empresa, y entregar una recompensa adecuada a cada persona por su trabajo bien hecho. La importancia de esta fase radica en:
- Su carácter continuo
Es la mejor manera de lograr los objetivos propuestos. - Proporciona los métodos para poder llevar a cabo las actividades de manera eficiente y con un mínimo esfuerzo.
- Evita la lentitud y la ineficiencia.
- Reducir o eliminar la duplicación de esfuerzos para determinar roles y responsabilidades.
- La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su entorno.
3.- Control
En el control están las actividades que deben realizarse físicamente para llevar a cabo el plan de negocios especificado en las primeras etapas del proceso.
El control es necesario para confirmar lo que se está haciendo, para garantizar que el trabajo avance satisfactoriamente hacia objetivos preestablecidos.
Estas actividades de control deberían organizarse en un plan apropiado, con los componentes necesarios para cada actividad y la elección de las personas adecuadas para realizar las tareas encomendadas.
Sin embargo, esto no garantiza que el negocio / empresa o proyecto tenga éxito. Siempre existe el riesgo de desacuerdos, malentendidos y obstáculos repentinos que deben informarse tan pronto como sea posible para llevar a cabo las acciones correctivas que sean necesarias. Algunos ejemplos de actividades de la fase de control son:
- Compare los resultados con el plan general.
- Diseña una forma efectiva de medir las operaciones.
- Comunique cómo se están midiendo estas actividades.
- Transfiera adecuadamente la información sobre cómo se realizan las tareas, para descubrir comparaciones y diferencias.
- Ajuste las actividades de control de acuerdo con los resultados que aparecen en estas medidas de control.
4.- Ejecución
Consiste en llevar a cabo las tareas requeridas. Esto requiere el compromiso y el desarrollo de todos los miembros del equipo que están trabajando en el proyecto.
Es la ejecución concreta de los pasos de planificación y organización. Aquí es donde deben tomarse acciones para iniciar y continuar el desarrollo.
Una de las acciones más comunes utilizadas por el gerente del proyecto es dirigir al grupo, desarrollar la gestión, educar y ayudar a los miembros del equipo a mejorar su trabajo. Todas estas tareas se llaman ejecución. Algunas actividades importantes en esta fase son:
- Implementar la filosofía de participación de todos los miembros del proyecto.
- Dirige y desafía al equipo a dar lo mejor para el proyecto.
- Motivar a los participantes.Comunicarse efectivamente.